Bakırköy Belediye Başkan ve  Yardımcılarına Bir Hatırlatma ve Çağrı

Dışarıdan bakıldığında sizlere ulaşmak ne yazık ki oldukça zor. Bunun en önemli nedenlerinden biri, girişte karşılaşılan güvenlik görevlilerinin sert ve sorgulayıcı tavrı. “Neden geldiniz, konu nedir?” gibi ifadelerle vatandaş adeta sorguya çekiliyor. Belki bunun farkında değilsiniz.

Ardından asistan veya sekreterle karşılaşılıyor. Ancak çoğu zaman “Buyurun efendim” diyerek karşılayan, not alan, yönlendiren bir yaklaşım görülmüyor.
“Ben asistanıyım, toplantıyı bölmeyeyim” deniliyor ama:

• Konu dinlenmiyor,

• Not alınmıyor,

• “Sizi aratacağım” ya da “Yarın randevu ayarlayayım” gibi çözüm odaklı bir yaklaşım sunulmuyor.

Sadece “Toplantıda” denilerek geçiştiriliyor. Kimin geldiği, neden geldiği kayıt altına alınmıyor. Bu da ciddi bir iletişim kopukluğu yaratıyor.

Sayın Belediye Başkan Yardımcıları, Bir Uyarı ve Öneri

Eğer başarılı olmak, Bakırköy halkının gönlünü kazanmak, kalplerde yer edinmek istiyorsanız; asistan  sekreterlerinize çok büyük görevler düşüyor.

Asistanınız:

• Sizin eliniz, gözünüz ve sesiniz olmalı,

• Size gelen vatandaşı ayağa kalkarak “Buyurun efendim” diyerek karşılamalı,

• Toplantıyı bölmeden konuyu dinleyip not almalı,

• Acil değilse randevu oluşturmalı,

• Gerekirse telefonla sizi görüştürmeli,

• Konu başka bir birimi ilgilendiriyorsa çözüm üreterek yönlendirmeli,

• Aldığı notu mutlaka size iletmeli ve geri dönüş yapılmasını sağlamalıdır.

Eğer not masada kalmış, toplantıdan çıkılmışsa; asistanın mutlaka vatandaşı arayıp bilgilendirmesi gerekir.

Asistanlar, gelen kişi ile başkan arasında köprü olmalıdır.
Konuyu hissetmeli, sorunun aciliyetini anlayabilmeli, ikna gücüne sahip olmalı ve gerektiğinde “Bir dakika bekleyin” diyerek dosya ile toplantıya girip yazılı cevap alabilmelidir. Çünkü çok acil durumlar olabilir.

Asistan ve Sekreterlerin Temel Görevleri

• Gelen herkesi tanımalı ve önemsemeli,

• Sorunlu konulara çözüm yolu bulmalı,

• Gerginliği ve “ateşi” söndürmeyi bilmeli,

• Acil durumlarda WhatsApp, yazı veya yüz yüze iletişimle başkana ulaşmalı,

• Toplantı aralarında girip çıkarak cevap almalı,

• Gelenleri mutlu ve umutlu şekilde uğurlamayı bilmelidir.

Sayın Başkan Yardımcılarına Açık Çağrımızdır

• Ali Rıza Akyüz abimize ulaşır gibi size ulaşamadık,

• Nurcan Alan, kapınızı açın; gelenler boş dönmesin,

• Cemalettin Özdemir, kapınızı açın; gelenleri kapıda karşılayın,

• Uğur Dündar, kapınızı açın,

• Arda Karadağ, kapınızı açın,

• Abdulhamit Pehlivan, kapınızı açın.

Kapınızda sizi koruyan değil, gelenlerin derdini alan, güler yüzle karşılayan, kısa ama etkili iletişim kuran asistanlara ihtiyacınız var.

Gelenlerin elini sıkmadan göndermeyin.
Bu kapılar bugün var ama yarın pişman olmamak için gelenleri kaçırmayın.

Özel toplantılarınızı toplantı odalarında yapın, odalarınızı kapalı alanlara çevirmeyin.
Kapalı odalarda vakit geçirmek yerine Bakırköy’ün dertlerini, sıkıntılarını, sorunlarını çözen başkan yardımcıları olun.

Bakırköy için model olacak yöneticiler olun, becerilerinizi kullanın.
Kimse kapıdan geri dönmesin.

Güvenlik ve sekreter tavırlarını mutlaka gözden geçirin.
Bir yabancı gözüyle size ayna tutmaya çalışıyorum.

Tek arzum:
Başarılı olmanız ve kapılarınızı halka açmanızdır.

Bakırköy’den Haber Gazetesi